Versión vigente — 2 de octubre de 2026
1. Titular del servicio
Bipho es una plataforma de INGTECOL CF S.A.S., NIT 901326551-5, domiciliada en Colombia, y forma parte de las aplicaciones desarrolladas por Elyrasky Studio.
Contacto:
- Demos y ventas: cdgomez@bipho.app
- Información: info@elyrasky.com
- Soporte: soporte@elyrasky.com
- Sitio web: https://bipho.app
2. Aceptación
Al crear una cuenta, el usuario declara que leyó y aceptó estos Términos y Condiciones y que conoce la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
La aceptación se registra electrónicamente. Si el usuario no está de acuerdo, no debe crear una cuenta ni utilizar el servicio.
3. Descripción
Bipho facilita la gestión de copropiedades y comunidades residenciales mediante funciones que pueden incluir:
- Administración de conjuntos y unidades.
- Vinculación de residentes y colaboradores.
- Comunicados, reportes, solicitudes y tareas.
- Visitas, paquetes, accesos y parqueaderos.
- Reservas de zonas y servicios.
- Cartera, comprobantes, cargos y reportes administrativos.
- Reuniones, grabaciones autorizadas, transcripciones, votaciones y actas.
- Citofonía entre portería y residentes, mediante llamadas a los números registrados en la cuenta del usuario.
- Suministro de una tablet de portería en comodato, cuando la copropiedad contrate el Plan Bipho Gestión + Citofonía.
- Asistencia mediante Bipo IA.
Las funciones disponibles dependen del plan, la configuración de cada copropiedad, el rol y los permisos del usuario.
4. Requisitos y cuenta
El usuario debe ser mayor de edad, tener capacidad para aceptar estos términos y suministrar información veraz, completa y actualizada. Un menor no puede tener cuenta propia. El registro de datos de menores por un adulto se rige por la Política de consentimiento parental.
Las cuentas son personales. El usuario debe:
- Proteger sus credenciales.
- No compartir contraseñas o códigos de acceso.
- Informar accesos no autorizados.
- Mantener actualizados sus datos.
- Utilizar únicamente el rol y la copropiedad que le correspondan.
El registro no garantiza la vinculación inmediata. La administración o el titular autorizado de la unidad podrá revisar y aprobar la solicitud.
5. Roles y responsabilidades
Administración
La administración configura la copropiedad, unidades, colaboradores, servicios, tarifas, cartera, documentos, reuniones, permisos y demás información operativa. Es responsable de la legalidad, exactitud y actualización de los datos que registre.
Residentes
Los residentes consultan información autorizada de su unidad, registran visitas, reservas, solicitudes, reportes, comprobantes y otras operaciones habilitadas. Deben respetar los reglamentos de la copropiedad.
Colaboradores
Portería, cartera, servicios generales y otros colaboradores solo pueden utilizar la información necesaria para sus funciones y deben guardar confidencialidad.
Consejo y participantes autorizados
Acceden únicamente a reuniones, documentos o funciones para las cuales hayan sido habilitados.
INGTECOL CF S.A.S. suministra la plataforma tecnológica y no reemplaza las funciones legales de la administración, del consejo, del revisor fiscal ni de otros órganos de la copropiedad.
6. Datos de terceros
Cuando un usuario registre visitantes, integrantes, apoderados, proveedores u otras personas, declara que cuenta con autorización o una finalidad legítima para suministrar sus datos y que los utilizará exclusivamente para la operación de la copropiedad.
No debe registrar información excesiva, falsa o ajena a la finalidad residencial.
7. Visitas, accesos, paquetes y parqueaderos
Los registros de Bipho son herramientas operativas y no sustituyen los protocolos físicos de seguridad. La copropiedad y su personal deben verificar identidades, autorizaciones y condiciones de ingreso.
La disponibilidad de parqueaderos depende de la configuración y las reservas existentes. La administración define la capacidad, las tarifas y las autorizaciones.
Cuando exista una tarifa horaria, el cobro podrá calcularse proporcionalmente según el tiempo real registrado entre ingreso y salida. Por ejemplo, una hora y media a una tarifa de $1.000 por hora genera un cargo de $1.500. La administración es responsable de revisar y corregir cualquier novedad.
Una deuda pendiente podrá generar advertencias o restricciones configuradas por la copropiedad. La administración podrá autorizar excepciones dejando registro de la decisión.
8. Cartera, pagos y comprobantes
Bipho muestra y procesa información suministrada o aprobada por la copropiedad. No presta servicios bancarios, no recibe depósitos en nombre del usuario y no determina por sí misma la existencia jurídica de una deuda.
El envío de un comprobante no significa que el pago haya sido aprobado. La administración o cartera debe verificarlo.
Los usuarios deben reportar oportunamente cualquier diferencia. Los movimientos y correcciones podrán conservar trazabilidad para proteger la integridad contable.
9. Reuniones y grabaciones
Solo los usuarios autorizados pueden iniciar una grabación. La administración es responsable de informar a los participantes y obtener las autorizaciones requeridas.
Las grabaciones podrán dividirse en segmentos, cargarse a los servidores y procesarse para obtener transcripciones, resúmenes, acuerdos, mapas y borradores de actas.
Las grabaciones originales se conservarán normalmente durante 15 días. La administración debe descargarlas dentro de ese plazo si desea conservarlas. Su eliminación no afecta necesariamente las transcripciones o documentos derivados.
Las actas y resúmenes automáticos son borradores hasta que sean revisados y aprobados conforme al procedimiento de la copropiedad.
10. Llamadas
Las llamadas de citofonía de Bipho se prestan a través de un operador de telefonía contratado por INGTECOL CF S.A.S. Este servicio permite originar llamadas ilimitadas hacia cualquier número de teléfono, móvil o fijo, que el usuario haya registrado en su cuenta.
El uso de las llamadas es exclusivo para la citofonía de la copropiedad. Únicamente podrán destinarse a contactar a residentes o integrantes registrados y autorizados dentro del mismo conjunto. Queda prohibido utilizar el servicio para llamadas personales, comerciales o hacia destinatarios ajenos a esa finalidad residencial.
El personal de portería no tiene acceso a visualizar los números registrados. La plataforma origina la llamada hacia el destinatario autorizado sin exponer dichos datos al operador de portería.
La disponibilidad y la calidad de las llamadas dependen de la red del operador, de la cobertura y del equipo del destinatario, y de otros servicios de terceros. Bipho no garantiza una comunicación ininterrumpida.
Bipho no es un servicio de emergencias ni sustituye las líneas de policía, bomberos, ambulancia u otras autoridades. No debe utilizarse como único medio para atender situaciones urgentes.
Las llamadas pueden fallar, retrasarse o interrumpirse. El usuario debe utilizar canales alternativos cuando la situación lo requiera.
11. Bipo IA
Bipo IA permite consultar información y generar contenido dentro de los permisos del usuario.
Sus respuestas pueden contener errores, omisiones o interpretaciones inexactas. No sustituyen:
- Reglamentos y documentos oficiales.
- Decisiones de administración o consejo.
- Conceptos jurídicos.
- Certificaciones contables o financieras.
- Actas aprobadas.
El usuario debe verificar las fuentes antes de tomar decisiones. No podrá utilizar Bipo IA para intentar acceder a información de otras unidades, eludir permisos, perjudicar a terceros o producir contenido ilegal.
12. Contenido del usuario
El usuario conserva los derechos que le correspondan sobre fotografías, documentos, mensajes, audios y demás contenido que cargue.
Al cargarlo, autoriza a INGTECOL CF S.A.S. a almacenarlo, procesarlo, reproducirlo técnicamente y ponerlo a disposición de los usuarios autorizados, únicamente para prestar el servicio.
El usuario garantiza que el contenido:
- No infringe derechos de terceros.
- No es ilegal, engañoso, ofensivo o malicioso.
- No contiene software dañino.
- Puede ser tratado para la finalidad indicada.
El contenido podrá restringirse o retirarse cuando viole estos términos, exista una solicitud válida o sea necesario proteger la plataforma.
13. Uso aceptable
Está prohibido:
- Suplantar personas o crear cuentas fraudulentas.
- Acceder o intentar acceder a otra copropiedad, unidad o rol sin autorización.
- Compartir datos personales obtenidos mediante la plataforma para fines ajenos.
- Manipular cartera, votaciones, reservas, accesos o registros.
- Interferir con la seguridad, realizar ingeniería inversa indebida o explotar vulnerabilidades.
- Automatizar consultas abusivas o sobrecargar el servicio.
- Utilizar la plataforma para acosar, amenazar, discriminar o infringir la ley.
Las vulnerabilidades deben reportarse de manera responsable a soporte.
14. Suscripciones y facturación
Los planes, precios, unidades incluidas, impuestos, periodos y condiciones comerciales se informarán a la copropiedad antes de contratar.
El Plan Bipho Gestión comprende las funciones de administración digital de la copropiedad y no incluye citofonía ni el suministro de tablet. El Plan Bipho Gestión + Citofonía incluye, además, el módulo de llamadas y el suministro de una tablet de portería en calidad de comodato, configurada para la operación del conjunto.
La tablet permanece en propiedad de INGTECOL CF S.A.S. durante la vigencia del servicio y deberá destinarse exclusivamente a la portería y a las funciones de la plataforma. Al terminar el contrato, el equipo deberá restituirse en las condiciones indicadas en el acuerdo comercial.
La facturación de Bipho se basa en las condiciones acordadas con la copropiedad, incluyendo cuando corresponda el número de unidades residenciales, no la cantidad de personas que habitan cada unidad.
La falta de pago podrá ocasionar suspensión conforme al contrato y previo aviso razonable. Los reembolsos, retractos y terminaciones se resolverán según el acuerdo comercial y las normas colombianas aplicables; estos términos no limitan derechos irrenunciables del consumidor.
15. Propiedad intelectual
La plataforma, marca, diseño, código, estructura, documentación y componentes propios de Bipho pertenecen a INGTECOL CF S.A.S. o a sus licenciantes.
Se concede al usuario una licencia limitada, revocable, no exclusiva e intransferible para utilizar Bipho durante la vigencia de su cuenta y conforme a estos términos.
No se autoriza copiar, comercializar, sublicenciar o crear productos derivados de la plataforma salvo permiso escrito o excepción legal.
16. Servicios de terceros
Bipho depende de servicios de nube, autenticación, almacenamiento, notificaciones, inteligencia artificial y comunicaciones. Estos servicios pueden tener sus propias condiciones.
INGTECOL CF S.A.S. seleccionará proveedores razonables, pero no controla completamente sus redes ni puede garantizar que nunca sufran interrupciones.
17. Disponibilidad, mantenimiento y cambios
Se realizarán esfuerzos razonables para mantener el servicio. Podrán presentarse mantenimientos, actualizaciones, fallos de internet, fuerza mayor o incidentes de terceros.
Las funciones podrán modificarse para mejorar seguridad, cumplir la ley o evolucionar el producto. Cuando un cambio reduzca sustancialmente un servicio contratado se informará a la copropiedad por medios razonables.
18. Seguridad
El usuario reconoce que ningún sistema es infalible. INGTECOL CF S.A.S. aplicará medidas razonables y atenderá incidentes conforme a sus obligaciones.
La copropiedad debe administrar correctamente roles, retirar accesos de personas desvinculadas y capacitar a sus colaboradores.
19. Suspensión y terminación
Una cuenta podrá suspenderse o cancelarse por:
- Incumplimiento de estos términos.
- Riesgo para la seguridad.
- Orden de autoridad competente.
- Fraude o uso ilegal.
- Solicitud de la copropiedad responsable.
- Terminación del contrato o falta de pago, cuando corresponda.
Cuando sea posible se informará la medida. En situaciones urgentes de seguridad podrá aplicarse de inmediato.
El usuario puede solicitar la eliminación de su cuenta. Esto no obliga a borrar registros que pertenezcan a la copropiedad o deban conservarse por razones legales, contables, contractuales, de auditoría o defensa de reclamaciones.
20. Responsabilidad
INGTECOL CF S.A.S. responderá en los casos establecidos por la ley. No será responsable por:
- Información incorrecta cargada por usuarios o copropiedades.
- Decisiones tomadas sin verificar respuestas automáticas.
- Conflictos entre residentes, visitantes, administración o terceros.
- Fallos atribuibles al dispositivo, conexión o servicios externos fuera de su control razonable.
- Uso de la plataforma contrario a estos términos.
Nada de lo anterior excluye responsabilidades que no puedan limitarse legalmente ni los derechos irrenunciables de los consumidores.
21. Privacidad
El tratamiento de información se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Bipho. La autorización de tratamiento se solicitará de manera expresa y separada cuando corresponda.
22. Modificaciones
Los términos actualizados indicarán su fecha y versión. Los cambios sustanciales serán comunicados de manera destacada.
Cuando la ley o la naturaleza del cambio lo requieran, se solicitará una nueva aceptación. El simple silencio no reemplazará una autorización que deba ser expresa.
23. Legislación y solución de controversias
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
Las partes procurarán resolver las diferencias mediante contacto directo. Si no existe acuerdo, podrán acudir a las autoridades administrativas o judiciales competentes conforme a la ley, sin limitar el derecho del consumidor a presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
24. Vigencia
Estos términos entran en vigor cuando sean publicados y aceptados por el usuario.