Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Identificación

INGTECOL CF S.A.S., identificada con NIT 901326551-5, domiciliada en Colombia, es titular de Bipho, aplicación desarrollada como parte de Elyrasky Studio.

Canales de contacto:

• Demos y ventas: cdgomez@bipho.app
• Información y privacidad: info@elyrasky.com
• Soporte: soporte@elyrasky.com
• Sitio web: https://bipho.app

2. Alcance y roles en el tratamiento

Esta política se aplica a la aplicación móvil Bipho, su plataforma web y los servicios tecnológicos asociados.

INGTECOL CF S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de los datos necesarios para crear cuentas, prestar el servicio, administrar suscripciones, atender solicitudes y proteger la plataforma.

Cada copropiedad, conjunto, edificio o entidad usuaria es responsable de los datos que decide recopilar y gestionar sobre residentes, propietarios, arrendatarios, visitantes, colaboradores, proveedores y demás personas vinculadas. Frente a esa información, INGTECOL CF S.A.S. actúa principalmente como encargado tecnológico y la procesa siguiendo las instrucciones de la copropiedad y los permisos configurados.

3. Normativa aplicable

El tratamiento se realizará conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas aplicables sobre protección de datos personales.

4. Información tratada

Según el perfil y las funciones utilizadas, Bipho podrá tratar:

4.1. Identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación, cuando sea requerido.
• Fecha de nacimiento.
• Correo electrónico y número telefónico.
• Fotografía de perfil.
• Credenciales y datos de autenticación. Las contraseñas son gestionadas mediante servicios de autenticación y no se almacenan como texto legible.

4.2. Relación con la copropiedad

• Conjunto, torre, bloque, manzana, apartamento o unidad.
• Calidad de propietario, arrendatario, residente, administrador, consejero o colaborador.
• Solicitudes de vinculación, aprobaciones, autorizaciones y permisos.
• Información de contacto y orden de llamada de los integrantes autorizados de una unidad.

4.3. Operación residencial

• Visitas programadas y registros de ingreso y salida.
• Nombre, placa y datos suministrados sobre visitantes.
• Reservas de zonas comunes y parqueaderos.
• Recepción y entrega de paquetes.
• Reportes, novedades, tareas y evidencias fotográficas.
• Mascotas y otra información comunitaria que la copropiedad decida habilitar.

El usuario que suministre datos de un visitante u otra persona declara que está autorizado para hacerlo y que informará al titular sobre el uso operativo de sus datos.

4.4. Información financiera y administrativa

• Estado de cartera de la unidad.
• Conceptos, cargos, pagos, saldos y movimientos contables.
• Comprobantes de pago e imágenes de soporte.
• Cobros derivados de servicios o del uso de parqueaderos.

Bipho no es una entidad financiera ni decide las obligaciones de la copropiedad. Las tarifas, conceptos, saldos, aprobaciones y correcciones corresponden a la administración o al personal autorizado.

4.5. Reuniones y participación

• Convocatorias, asistencia, quórum, votaciones, poderes y autorizaciones.
• Grabaciones de audio iniciadas de forma expresa.
• Segmentos de audio, transcripciones, resúmenes, acuerdos, mapas y borradores de actas.

La administración que active una grabación es responsable de informar a los participantes y de contar con las autorizaciones exigibles.

4.6. Comunicaciones

• Comunicados, mensajes, notificaciones y respuestas a solicitudes.
• Metadatos técnicos de llamadas realizadas mediante WebRTC, como participantes, estado, fecha, duración y datos necesarios para establecer la comunicación.

El audio de las llamadas ordinarias no se graba de forma predeterminada. Los servicios TURN podrán retransmitir temporalmente tráfico cifrado cuando sea necesario para conectar una llamada.

4.7. Información técnica

• Dirección IP.
• Modelo de dispositivo, sistema operativo y versión de la aplicación.
• Identificadores de cuenta, sesión y notificaciones.
• Registros de acceso, errores, seguridad y uso de funcionalidades.
• Datos técnicos necesarios para prevenir fraude, diagnosticar fallos y mantener el servicio.

Bipho no utiliza el identificador publicitario de Android para publicidad comportamental.

El uso de cookies, almacenamiento local y tecnologías similares en el sitio web se describe en la Política de Cookies.

La no recolección de datos innecesarios se describe en la Política de no recolección de datos innecesarios.

5. Permisos del dispositivo

Bipho podrá solicitar:

• Cámara: fotografías, evidencias, perfil y lectura de códigos QR.
• Micrófono: llamadas y grabación autorizada de reuniones.
• Archivos y contenido multimedia: selección, carga o descarga de documentos e imágenes.
• Notificaciones: llamadas entrantes, comunicados, paquetes, tareas, reservas, cartera y otros eventos operativos.
• Ejecución en primer plano y bloqueo de suspensión: mantener llamadas o grabaciones iniciadas por el usuario.

El usuario puede administrar estos permisos desde el sistema operativo. Negarlos puede limitar las funciones que dependen de ellos.

6. Finalidades

Los datos podrán ser utilizados para:

• Crear, autenticar y administrar cuentas.
• Validar la vinculación de usuarios con una copropiedad o unidad.
• Aplicar permisos según el rol.
• Gestionar comunicaciones, visitas, accesos, paquetes y parqueaderos.
• Administrar reservas, solicitudes, reportes y tareas.
• Gestionar reuniones, grabaciones autorizadas, transcripciones, votaciones y actas.
• Mostrar cartera, registrar comprobantes y generar cargos autorizados.
• Prestar las funciones de Bipo IA.
• Enviar notificaciones operativas y de seguridad.
• Atender soporte, consultas, reclamos y derechos de los titulares.
• Mantener la integridad, disponibilidad y seguridad del servicio.
• Cumplir obligaciones contractuales y legales.
• Generar información estadística anonimizada o agregada para mejorar el producto.

Los datos no serán vendidos ni utilizados para publicidad de terceros sin una autorización independiente.

7. Bipo IA

Bipo IA procesa información autorizada según el rol del usuario, como reglamentos, manuales, reuniones, reservas, visitas, cartera y otros documentos de la copropiedad.

La información podrá ser transmitida de manera segura a proveedores tecnológicos de inteligencia artificial para generar la respuesta solicitada. Se aplicarán controles de acceso y se enviará únicamente la información necesaria para la función.

Las respuestas, transcripciones, resúmenes, acuerdos y borradores generados automáticamente pueden contener errores. No sustituyen documentos oficiales, decisiones administrativas, conceptos jurídicos, contables o financieros. Las decisiones relevantes requieren validación humana.

8. Proveedores y transmisión de información

Para operar Bipho se podrán utilizar proveedores de:

• Infraestructura en la nube.
• Autenticación, bases de datos y almacenamiento.
• Mensajería y notificaciones.
• Inteligencia artificial y procesamiento de audio.
• Comunicaciones WebRTC y servidores TURN.
• Monitoreo, seguridad y soporte técnico.

Actualmente la plataforma utiliza servicios de Google, incluyendo Firebase y Google Cloud. Algunos proveedores pueden procesar información fuera de Colombia. En estos casos se aplicarán contratos, medidas de seguridad y mecanismos de transmisión o transferencia permitidos por la legislación colombiana.

La información también podrá comunicarse a autoridades competentes cuando exista obligación legal u orden válida.

9. Seguridad

INGTECOL CF S.A.S. aplica medidas razonables, entre ellas autenticación, reglas de acceso, separación por copropiedad, cifrado en tránsito, registros de auditoría, respaldos y controles según roles.

Ningún sistema es completamente invulnerable. Los usuarios deben proteger sus credenciales, cerrar sesiones en dispositivos compartidos e informar accesos sospechosos.

10. Conservación y eliminación

• Las grabaciones originales de reuniones se conservarán normalmente por 15 días para permitir su descarga y procesamiento. Después podrán eliminarse automáticamente de los servidores.
• Las transcripciones, resúmenes, acuerdos, mapas y actas podrán mantenerse mientras la copropiedad conserve el servicio o requiera esos registros.
• Los datos operativos, contables y de auditoría se conservarán durante el tiempo necesario para prestar el servicio y cumplir obligaciones legales o contractuales.
• Los registros técnicos se conservarán durante periodos razonables de seguridad y diagnóstico.
• Al solicitar la eliminación de una cuenta se eliminarán o anonimizarán los datos que legal y técnicamente procedan. Algunos registros podrán conservarse cuando pertenezcan a la copropiedad, respalden operaciones, sean necesarios para resolver reclamaciones o deban mantenerse por ley.

La eliminación en respaldos puede completarse de forma gradual conforme a sus ciclos de retención.

11. Datos sensibles y de menores

Fotografías, voz, grabaciones y otra información que pueda revelar aspectos privados recibirán tratamiento reforzado. Su entrega será facultativa salvo cuando resulte indispensable para una función solicitada. No se condicionará el acceso a servicios no relacionados a la entrega de datos sensibles.

Bipho está dirigido a personas mayores de edad. Un menor no puede crear ni usar una cuenta propia.

Los datos de menores solo podrán ser registrados por su padre, madre o representante legal, o por quien actúe con su autorización, mediante una casilla no preseleccionada, y únicamente cuando sean indispensables para una función concreta (por ejemplo, el nombre de un visitante menor). El detalle, la evidencia y la revocación se describen en la Política de consentimiento parental.

12. Derechos de los titulares

El titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal.
• Conocer el uso dado a su información.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión cuando proceda.
• Revocar la autorización cuando no exista obligación legal o contractual que impida hacerlo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos legales, ordinariamente diez días hábiles, prorrogables cuando la ley lo permita. Los reclamos serán atendidos ordinariamente dentro de quince días hábiles, también prorrogables en los casos autorizados.

Las solicitudes deben enviarse a info@elyrasky.com, indicando nombre, identificación suficiente, descripción de la solicitud, datos de contacto y documentos de soporte cuando sean necesarios. Antes de responder podrá verificarse la identidad y legitimación del solicitante.

Cuando el dato sea administrado por una copropiedad, la solicitud podrá remitirse a dicha entidad para que actúe como responsable.

13. Autorización

Antes de crear una cuenta se solicitará una manifestación expresa e informada, incluida la declaración de mayoría de edad. Si el titular registra datos de un menor, se solicitará además el consentimiento parental mediante una casilla no preseleccionada. La plataforma podrá conservar evidencia de la versión aceptada, fecha, hora, UID, método de registro y datos técnicos razonables.

La autorización puede otorgarse electrónicamente mediante una casilla no preseleccionada. La negativa impedirá crear la cuenta o registrar el dato del menor cuando el tratamiento sea indispensable para prestar el servicio.

14. Cambios

Las modificaciones se publicarán en la aplicación o en https://bipho.app. Cuando sean sustanciales se informarán de manera destacada y, si corresponde, se solicitará una nueva autorización.

15. Vigencia

Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras sean necesarias para las finalidades descritas y las obligaciones aplicables.